Organizar un evento lleva su tiempo. Que un acto, un congreso, una fiesta, o cualquier tipo de celebración sea un éxito depende en gran medida del trabajo de profesionales del protocolo y de la organización de eventos. Son muchas las cuestiones que han de tenerse en cuenta para producir un evento como la hora, el lugar, cerrar la fecha, cuadrar las agendas, pero sobre todas las cosas hay un documento que marcará la pauta de cómo se han de suceder los tempos durante el acto y las claves del mismo: el time-line o cronograma.
Este documento permite que todos los agentes que intervienen de una forma u otra en el acto entiendan el desarrollo del evento y cuándo han de intervenir, cuándo comienza una ponencia, cuándo se da paso al cóctel o qué parte debe ir acompañada por un hilo musical.
Así, este documento-pauta se convierte en una herramienta muy útil para olvidadizos, una buena ‘chuleta’ para que al organizador de eventos no se nos olvide nada y una guía para las autoridades que intervienen en el acto. Por ello os dejo aquí cinco cuestiones que no deben faltar en él para que resulte realmente útil cuando organicemos cualquier tipo de evento.
¿QUÉ TIENE QUE CONTENER?
1- Debe seguir un orden temporal con los tiempos de inicio y fin.
2-Tienen que aparecer todas las personas que participan y el orden de intervenciones.
3-Cuando el documento refleje una acción, debe ir acompañada del nombre de la persona responsable de llevarla acabo y el cargo que ostenta.
4-Si intervienen varias autoridades o agentes en el evento, el orden de intervención deben ser consensuados por los profesionales de protocolo responsables de cada parte.
5-Anotar detalles o números de teléfono de facilitarán el contactar con compañeros si el evento se organiza en un espacio grande y evitarán que olvidemos cuestiones importantes.
Siguiendo estas pautas lograremos sacar adelante el acto sin olvidarnos de ningún detalle. Sin duda, una herramienta de la que los profesionales de protocolo no podemos prescindir.
Y recordad que para cualquier duda, podéis contactar conmigo a través del apartado contácta-me o en el correo electrónico destaca_te@yahoo.es
