La existencia de la COVID-19 obliga a establecer nuevas rutinas para mantener las relaciones sociales y profesionales. El Estado de alarma limita nuestros movimientos y debemos enfrentarnos a llamadas familiares, celebraciones online, reuniones de trabajo o webinars. Por ello, hoy os traigo una serie de recomendaciones profesionales para que podáis aplicarlas en las reuniones de trabajo y en las citas familiares, con el objetivo de que se desarrollen de una forma natural y exitosa. Espero como siempre que estos consejos sean de vuestra utilidad, ya que han sido preparados de acuerdo a experiencias diarias.
¿Cómo llevar a cabo reuniones y vídeo-conferencias exitosas?
- Acordar cita previamente a una reunión de trabajo o conferencia personal. Al teletrabajar compartimos espacio personal con el laboral. Es importante saber compartimentar y para ello es necesario ceñirse a un horario.
- Ser puntuales. Para respetar el tiempo de la otra persona
- No establecer reuniones o conversaciones más allá de los 25-30 minutos para garantizar la productividad
- También es importante limitar la duración de la conexión. Los participantes pueden ver afectada su agenda profesional y sus citas con terceros, así como también los familiares pueden sentir que hay una intromisión en su vida personal y generar sensación de hastío o rechazo. Al igual que sucede en Protocolo Social con las visitas a domicilios y hogares particulares, debemos ser puntuales, pero también ser disciplinarios con el fin de la visita.
- La puntualidad es otra de las virtudes que deben acompañarnos en el día a día. Sobre todo, porque hay personas y empresas que no tienen hábito de realizar reuniones y comunicaciones online. Además, pueden surgir problemas técnicos por sobrecarga en la red y la solución puede restar tiempo de trabajo. Ser cauto y puntual nos da un comodín de actuación.
- Saber escuchar. Aquí la expresión de Dios nos dio dos orejas y una boca para escuchar el doble de lo que hablamos cobra un mayor sentido. Sobre todo a tener en cuenta en conversaciones donde hay más de dos interlocutores. Con el desfase en algunas comunicaciones es fácil que podamos interrumpir o solaparnos, lo que dificulta la asimilación de la exposición de los contenidos. Por ello es importante ser respetuoso con los turnos y precavido.
- En el caso de tener que registrar el encuentro mediante grabación, se debe avisar a los participantes de ello.
- Es aconsejable emplear en reuniones multitudinarias el chat para hacer comentarios, con el fin de no saturar la reunión.
- Compartir pantalla para mostrar documentos o archivos de exposición puede ayudar a los compañeros a seguir nuestras explicaciones.
- Cuidar el encuadre durante la comunicación es importante para proyectar una buena imagen personal. Estamos viendo en programas televisivos en prime time que los invitados no escogen ni proyectan una imagen cuidada por no tener en cuenta el modo de colocar la cámara para que tenga suficiente aire alrededor y todos los ángulos de su rostro estén visibles.
- Elegir un fondo cuidado y correcto. La mayoría de las veces no se tiene en cuenta los elementos que nos rodean a la hora de establecer la conexión. El lugar desde el que hablamos debe proyectar y ser acorde a nuestra imagen profesional.
- El uso de auriculares con micrófono incorporado es aconsejable para mejorar la calidad del sonido tanto del receptor como del emisor.
- Cuidar la etiqueta en el vestir también es aconsejable e imprescindible. Debemos estar presentables de cuerpo entero para poder reaccionar con naturalidad ante cualquier imprevisto. También debe de tenerse en cuenta esta recomendación por parte de los alumnos que realizan exámenes online, ya que pueden verse tentados a ponerse frente a la cámara con ropa poco adecuada. Las pruebas y exámenes online suelen ser grabados y esa imagen quedará prolongada en el tiempo y con una audiencia que puede ser cuantiosa, en detrimento de su imagen personal.
Mucha paciencia con esta nueva situación y las distintas fases. Nos leemos pronto 🙂
